Inviare un espatriato all’estero comporta molto di più di una semplice decisione delle Risorse Umane. Dietro ogni espatrio c’è un visto da ottenere, uno status da definire, una famiglia da mantenere, una copertura previdenziale da ristrutturare e tutta una serie di formalità amministrative che, se non anticipate, indeboliscono la missione prima ancora che inizi. Preparare l’espatrio di un dipendente significa costruire in anticipo un progetto globale: niente si improvvisa a poche settimane dalla partenza.
- L’espatrio deve rispondere a precise sfide strategiche ed essere formalizzato in un contratto dettagliato prima di qualsiasi partenza.
- Il visto di lavoro e la copertura previdenziale sono i due pilastri amministrativi non negoziabili di un dossier di espatrio.
- La copertura sanitaria del dipendente espatriato deve essere ricostruita, in quanto il regime originario non è più applicabile nel momento in cui il dipendente passa allo status di espatriato.
- La famiglia ha un impatto diretto sul successo della missione: scolarizzazione, impiego del coniuge, insediamento locale.
- Il monitoraggio delle risorse umane durante l’incarico e la gestione del rientro sono altrettanto importanti della preparazione alla partenza.
Definire l'ambito dell'incarico prima di prepararsi alla partenza
La decisione di espatriare un dipendente è sempre basata su una questione strategica. L’espatrio è un fattore chiave per il successo di un’azienda: un’acquisizione o una fusione, la conquista di nuovi mercati, l’apertura di una filiale all’estero, lo sviluppo del business o l’esportazione. È questa sfida che determina il profilo del candidato all’espatrio, il paese ospitante, la durata prevista e il tipo di contratto applicabile.
Prima di prendere qualsiasi provvedimento amministrativo è essenziale una revisione completa con il dipendente espatriato.. Il paese ospitante, la città, la durata dell’incarico, le responsabilità affidate, la retribuzione, i bonus, le indennità per l’alloggio, il trasferimento e il differenziale del costo della vita: ognuno di questi parametri deve essere definito e messo per iscritto. Per fornire un quadro di riferimento per la negoziazione dei termini e delle condizioni, la guida negoziare il tuo stipendio da espatriato fornisce un quadro strutturato sia per le aziende che per i dipendenti. Un contratto di espatrio che lascia aree di indeterminatezza è un contratto che genera conflitti. Tutti i termini dell’incarico devono essere firmati e compresi da entrambe le parti prima della partenza.
I due pilastri amministrativi essenziali
Visto di lavoro
Ottenere un visto di lavoro è il primo passo In alcuni paesi, il tipo di visto disponibile dipende dalla retribuzione corrisposta al dipendente. In alcuni paesi, il tipo di visto disponibile dipende dalla retribuzione concessa al dipendente, il che significa che le discussioni contrattuali e la procedura di immigrazione devono essere condotte in parallelo. Nella maggior parte dei casi, la preparazione di una pratica di immigrazione comporta ricorrere ai servizi di un avvocato specializzatoa meno che la filiale o il partner locale non abbia già familiarità con queste procedure.
Copertura previdenziale per i dipendenti espatriati
La copertura previdenziale è l’aspetto più sottovalutato della preparazione all’espatrio. Varia a seconda dell’esistenza o meno di un accordo di sicurezza sociale tra il paese d’origine e quello ospitante e ha implicazioni dirette sulla protezione dei dipendenti in caso di malattia, incidente o emergenza medica.
Al contrario del distacco, l’espatrio è definito come il non legame con il sistema di sicurezza sociale del paese d’origine. Il dipendente espatriato contribuisce al regime del paese di residenza e non è più considerato un dipendente della sua azienda di origine ai fini delle organizzazioni di sicurezza sociale. Questo passaggio deve essere anticipato: il regime locale del paese ospitante presenta spesso lacune che solo un’analisi approfondita in materia di assicurazione sanitaria per espatriati risolve.
Mondassur aiuta le aziende a scegliere la migliore protezione sociale per i propri espatriati. A seconda della situazione, è possibile optare per soluzioni personalizzate o per pacchetti già esistenti, come ad esempio Assicurazione per espatriati GoldExpat 1er Euro Copre il 100% delle spese di ricovero e 080-90% delle spese mediche effettive, a seconda del piano scelto. La assistenza al rimpatrio include anche la copertura per incidenti gravi ed emergenze mediche all’estero.
Procedure amministrative per anticipare
Il trasferimento all’estero genera un’impennata di adempimenti amministrativi, concentrati nelle prime settimane: la ricerca di un alloggio, i preparativi per il trasferimento, l’apertura di un conto bancario locale, le formalità relative alla salute dei dipendenti espatriati, ecc… formalità sanitarie per i dipendenti espatriati. Queste procedure, familiari nel paese d’origine, diventano fonte di stress e perdita di tempo in un contesto sconosciuto.
L’azienda ha diverse opzioni per supportare il dipendente in questo ambito: delegare la gestione interamente all’azienda, con un’indennità dedicata, o ricorrere a una società di ricollocazione che si occupi di tutti gli aspetti pratici. Questa seconda opzione riduce significativamente il tempo prima che il dipendente sia pienamente operativo sull’incarico.
La famiglia: il fattore decisivo, spesso affrontato troppo tardi
Per un espatrio di successo, preparare la famiglia è importante quanto preparare il lavoratore. La scolarizzazione dei figli, l’assistenza ai bambini più piccoli, il supporto al coniuge nella ricerca di un lavoro locale e la formazione sugli elementi interculturali sono tutti argomenti che devono essere affrontati prima della partenza e non lasciati al caso una volta arrivati.
Espatriare significa ricominciare da zero in un nuovo ambiente. Quando questo sradicamento coinvolge tutta la famiglia, le difficoltà di adattamento possono compromettere rapidamente l’equilibrio di un dipendente e, di conseguenza, il successo del suo incarico. Le aziende che anticipano questo aspetto investono direttamente nella stabilità del loro programma di mobilità internazionale.
Mantenere il legame con le Risorse Umane per tutta la durata dell'incarico
La preparazione alla partenza non è la fine del lavoro delle Risorse Umane, ma l’inizio. Mantenere un rapporto regolare e di fiducia con il dipendente espatriato per tutta la durata del loro incarico è un obiettivo che deve essere sostenuto attivamente dal dipartimento delle risorse umane. Contatti regolari, supporto personalizzato e, se necessario, coaching: questi sono i tipi di relè che ci permettono di identificare i segnali deboli prima che un problema diventi un abbandono della missione.
Il Servizio Mobilità Internazionale ha a disposizione una serie di strumenti pratici per raggiungere questo obiettivo.. La lettera di incarico definisce le aspettative della direzione aziendale e fornisce un quadro di riferimento per il rapporto contrattuale. La scheda paese illustra tutte le procedure di immigrazione, gli aspetti pratici dell’espatrio e le questioni economiche, fiscali, sociali e societarie del paese ospitante. Un’indagine qualitativa sui dipendenti in mobilità completa il sistema: aiuta a identificare i punti di attrito operativo e a migliorare continuamente il programma di espatrio.
Salute e gestione del rientro degli espatriati
La salute degli espatriati è un problema importante per le risorse umane. I dipendenti in mobilità internazionale rappresentano l’azienda all’estero. assicurazione sanitaria per espatriati può avere un impatto rapido sull’immagine di un’azienda e sulla sua capacità di attrarre futuri candidati alla mobilità. Porre la salute degli espatriati al centro delle politiche HR significa anche proteggere il capitale umano su cui si fonda lo sviluppo internazionale dell’azienda.
Anche la gestione del viaggio di ritorno non deve essere trascurata.. Il coaching per il reinserimento può essere utile per ridare fiducia a un dipendente promuovendo le competenze acquisite durante il suo soggiorno, oppure per aiutare una coppia o una famiglia a riadattarsi socialmente dopo un espatrio di diversi anni. Questo è un momento di transizione, spesso sottovalutato. È la chiave per trattenere i talenti e renderli disponibili per incarichi futuri.
Conclusione
Preparare un dipendente all’espatrio significa assicurarsi un incarico che rappresenta un investimento considerevole per l’azienda. Visti, copertura previdenziale, formalità amministrative, supporto alla famiglia, follow-up delle risorse umane: ognuno di questi aspetti determina il successo del progetto nel suo complesso. Mondassur aiuta le aziende a stipulare un’assicurazione sanitaria internazionale dalla definizione di una polizza su misura per il profilo del dipendente espatriato all’assistenza continua in caso di cambiamento della situazione.
