Préparer l’expatriation de son salarié

Si vous prévoyez d’envoyer un salarié dans l’une de vos filiales à l’étranger, vous devez préparer son départ et anticiper toutes les démarches. L’expatriation des salariés ne se limite pas seulement aux formalités de visa de travail. L’accompagnement du salarié et de sa famille, l’aide à l’expatrié en formation linguistique… tout cela se prépare en amont.

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Faire un point complet avec son salarié pour son expatriation

Le choix d’expatrier un ou plusieurs de vos collaborateurs doit répondre à des enjeux stratégiques. Comme par exemple : l’acquisition ou la fusion d’entreprise, la conquête de nouveaux marchés, l’ouverture d’une nouvelle filiale à l’étranger, le développement commercial, l’export… En fonction du pays d’accueil, la sélection du candidat à l’expatriation, de son statut ou encore du nouveau contrat de travail seront différents.
Certains points sont à voir avec votre salarié afin de préparer au mieux l’expatriation de ce dernier. Les points essentiels à voir sont les suivants :
– Quel pays d’accueil et quelle ville ?
– Quelle durée pour la mission à l’étranger ?
– Quelles seront ses missions ?
– Quelle sera sa rémunération ? Ses primes ? Ses allocations additionnelles pour son logement, son déménagement, le différentiel de coût de la vie…etc.
Tous les termes de la mission doivent être détaillés par écrit, dans un contrat.

Les formalités obligatoires avant de partir en expatriation

Un visa de travail

Il s’agit de préparer la procédure d’immigration. Pour que votre salarié puisse travailler à l’étranger, il va falloir obtenir un visa afin d’obtenir un permis de travail. Dans certains pays, le visa possible dépend de la rémunération accordée ; c’est un point à prendre en compte en amont. Une entreprise devra faire appel à un avocat spécialisé en immigration à moins que sa filiale ou partenaire à l’étranger ne soit rompu à la préparation de dossiers d’immigration. La rubrique conseils pays donne de premiers éclairages sur les formalités d’immigration et visa de travail.

La couverture sociale

Elle varie selon la présence ou non d’une convention de sécurité sociale entre le pays d’origine et le pays d’accueil. Parmi les éléments de la protection sociale, le choix d’une assurance complémentaire d’un régime social existant ou d’une assurance expatrié est essentiel.
Par opposition au détachement, l’expatriation est définie par un non-rattachement à la sécurité sociale de son pays d’origine. Le travailleur expatrié est tenu de cotiser au sein du régime du pays de résidence. Comme il travaille pour l’organisme le recevant et qui est également celui qui le paie, il n’est plus considéré comme un personnel de sa société d’origine.

Choisir la meilleure assurance santé pour votre salarié expatrié

Mondassur vous accompagne dans le choix de la meilleure protection sociale de vos expatriés à l’étranger. Selon les situations, vous pouvez opter pour des assurances expatriés sur mesure ou choisir des assurances expatriés existantes comme l’assurance expatrié GoldExpat. L’assurance expatriés GoldExpat offre différentes formules permettant de répondre à tous les budgets. Votre salarié sera couvert à 100% en hospitalisation et de 80 à 90% des frais réels pour la médecine courante selon la formule d’assurance expatriation choisie.
Pensez également à souscrire une garantie en assistance rapatriement, en cas d’accidents graves ou d’urgences médicales.

S’occuper des démarches administratives liées à l’expatriation

De nombreuses démarches devront être effectuées avant son départ à l’étranger :
–  Recherche du logement
–  Préparation du déménagement
–  Création d’un compte bancaire dans le pays d’accueil
–  Formalités liées à la protection sociale
–  Obtention ou la reconnaissance du permis de conduire

Soit vous laissez le salarié expatrié gérer lui-même ces aspects. Ou bien vous lui donnez une allocation pour payer les frais initiaux liés à ces démarches. Ou encore vous lui proposez une société de relocation qui gérera pour lui ses démarches. Certaines entreprises disposent de suffisamment d’expérience et de ressources internes pour accompagner leurs salariés sur ces aspects mais cela représente une minorité d’entreprises.

Penser à la famille de l’expatrié

Pour une expatriation réussie d’un salarié en famille, la préparation à l’expatriation est d’autant plus importante.
Plusieurs éléments doivent être abordés pour réussir une bonne installation, et donc, le succès de la mission. Parmi les éléments indispensables :

  • Scolarisation des enfants
  • Garde des plus jeunes
  • Accompagnement du conjoint dans sa recherche d’emploi
  • Formation aux éléments interculturels

Maintenir le lien avec les expatriés

La direction des Ressources Humaines a un rôle très important quant au bon déroulement de l’expatriation d’un salarié.
Maintenir une relation d’échanges et de confiance tout au long de l’expatriation est un objectif primordial qui doit être assuré par la direction des RH. Entretenir un contact régulier, coacher le salarié expatrié peut grandement contribuer à la réussite du séjour à l’étranger.

Les outils RH de la mobilité internationale

Le service de mobilité internationale s’appuie opérationnellement sur un ensemble d’outils. On y retrouve :
• La lettre de mission qui fixe les attentes de la Direction métier demandeur d’un poste en mobilité internationale
• La fiche pays qui précise l’ensemble des procédures d’immigration et modalités pratiques d’expatriation. Elle présente les enjeux économiques, fiscaux, sociaux et sociétaux du pays.
Une enquête qualitative auprès des salariés en mobilité est fortement recommandée et est un moyen efficace pour votre propre amélioration. Il permet d’identifier les problèmes positifs mais aussi les problèmes causés par d’éventuels dysfonctionnements opérationnels et organisationnels.

Santé et retour des expatriés

La santé du capital humain est un enjeu RH majeur. Encore plus pour les salariés en mobilité internationale. Les expatriés sont ceux qui représentent le mieux l’entreprise à l’étranger. De ce fait, une mauvaise gestion de leur santé peut rapidement impacter l’image de l’entreprise. Il est donc primordial de placer la santé des expatriés au cœur de la politique RH.
La gestion du retour des expatriés n’est pas à négliger non plus. Un coaching peut être efficace. Par exemple, un coaching pour reprendre confiance en valorisant les compétences professionnelles acquises durant le séjour à l’étranger. Un coaching afin d’aider le couple ou la famille de l’expatrié à se réadapter socialement…

S’expatrier revient à immigrer vers un nouvel environnement. Cela peut s’avérer plus délicat lorsque le collaborateur expatrié s’expatrie avec sa famille, pour lesquels l’expatriation est synonyme de repartir à zéro. Préparer l’expatriation de son salarié pour réussir une mission à l’étranger est essentiel et notamment la négociation des conditions d’expatriation.

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