Preparare l’espatrio del suo dipendente

Se hai intenzione di inviare un dipendente in una delle tue filiali all’estero, devi prepararti alla sua partenza e anticipare tutte le procedure. L’espatrio dei dipendenti non si limita alle formalità dei visti di lavoro. Sostegno al lavoratore e alla sua famiglia, aiuto agli espatriati nella formazione linguistica… tutto questo va preparato a monte.

Fai un punto completo con il suo dipendente per il suo espatrio

La scelta di espatriare uno o più dei tuoi dipendenti deve rispondere a questioni strategiche. Come ad esempio: l’acquisizione o la fusione di una società, la conquista di nuovi mercati, l’apertura di una nuova filiale all’estero, lo sviluppo commerciale, l’esportazione… A seconda del paese ospitante, la selezione del candidato per l’espatrio, il loro status o il nuovo contratto di lavoro sarà diverso.
Ci sono alcuni punti da fare con il tuo dipendente per preparare al meglio l’espatrio di quest’ultimo. I punti essenziali da vedere sono:

• Quale paese ospitante e quale città?
• Quanto tempo per la missione all’estero?
• Quali saranno le sue missioni?
• Quale sarà la sua retribuzione? I suoi bonus? Le sue indennità aggiuntive per il suo alloggio, il suo trasloco, il differenziale del costo della vita… ecc.

Tutti i termini dell’incarico devono essere dettagliati per iscritto, in un contratto.

Formalità obbligatorie prima di partire per l’espatrio

Un visto di lavoro

Questo per preparare la procedura di immigrazione. Affinché il tuo dipendente possa lavorare all’estero, dovrai ottenere un visto per ottenere un permesso di lavoro. In alcuni paesi, l’eventuale visto dipende dalla remunerazione concessa; questo è un punto da tenere in considerazione a monte. Una società dovrà assumere un avvocato specializzato in immigrazione, a meno che la sua sussidiaria o partner all’estero non abbia esperienza nella preparazione di casi di immigrazione. La sezione relativa ai consigli sui paesi fornisce informazioni iniziali sull’immigrazione e sulle formalità per i visti di lavoro.

Copertura sociale

Varia a seconda che esista o meno un accordo di sicurezza sociale tra il paese di origine e il paese ospitante. Tra gli elementi della protezione sociale, è essenziale la scelta di un’assicurazione complementare da un regime sociale esistente o da un’assicurazione per gli espatriati.
Contrariamente al distacco, l’espatrio è definito dal mancato aggancio alla previdenza sociale del proprio Paese di origine. Il lavoratore espatriato è tenuto a contribuire al regime del Paese di residenza. Poiché lavora per l’organizzazione di accoglienza ed è anche colui che lo paga, non è più considerato un membro del personale della sua azienda di origine.

Scegliere la migliore assicurazione sanitaria per il tuo dipendente espatriato

Mondassur ti supporta nella scelta della migliore protezione sociale per i tuoi espatriati all’estero. A seconda della situazione, puoi optare per un’assicurazione espatriato su misura o scegliere un’assicurazione espatriato esistente come l’assicurazione espatriato GoldExpat. L’assicurazione per espatriati GoldExpat offre diverse formule per soddisfare tutti i budget. Il tuo dipendente sarà coperto al 100% per il ricovero e dall’80 al 90% dei costi effettivi per la medicina di routine, a seconda della formula di assicurazione all’espatrio scelta.
Valuta anche la possibilità di stipulare una copertura per l’assistenza al rimpatrio, in caso di incidenti gravi o emergenze mediche.

Gestire le procedure amministrative relative all’espatrio

Numerose procedure dovranno essere eseguite prima di partire all’estero:

• Cerca alloggio
• Preparazione del trasloco
• Creazione di un conto bancario nel paese ospitante
• Formalità relative alla protezione sociale
• Ottenere o riconoscere una patente di guida

O lasci che il dipendente espatriato gestisca questi aspetti da solo. Oppure gli dai un’indennità per pagare i costi iniziali associati a questi passaggi. Oppure gli offri una società di trasloco che gestirà le sue procedure per lui. Alcune aziende hanno abbastanza esperienza e risorse interne per supportare i propri dipendenti su questi aspetti, ma questa rappresenta una minoranza di aziende.

Pensa alla famiglia dell’espatriato

Per un espatrio di successo di un dipendente con una famiglia, la preparazione per l’espatrio è tanto più importante.
Diversi elementi devono essere affrontati per un’installazione di successo e, quindi, il successo della missione. Tra gli elementi essenziali:

• Scolarizzazione dei bambini
• Assistenza all’infanzia
• Sostegno al coniuge nella sua ricerca di lavoro
• Formazione in elementi interculturali

Mantenere il collegamento con gli espatriati

Il dipartimento delle Risorse Umane ha un ruolo molto importante nel regolare svolgimento dell’espatrio di un dipendente.
Mantenere un rapporto di scambio e fiducia durante tutto l’espatrio è un obiettivo primario che deve essere assicurato dal dipartimento HR. Mantenere contatti regolari e formare i dipendenti espatriati può contribuire notevolmente al successo del loro soggiorno all’estero.

Strumenti HR per la mobilità internazionale

Il servizio di mobilità internazionale si basa operativamente su un insieme di strumenti. Vi troviamo:

• La lettera di incarico che definisce le aspettative della direzione aziendale che richiede una posizione in mobilità internazionale
• Il fascicolo nazionale che specifica tutte le procedure di immigrazione e le modalità pratiche di espatrio. Presenta le sfide economiche, fiscali, sociali e sociali del paese.

Un’indagine qualitativa sui dipendenti mobili è fortemente raccomandata ed è un mezzo efficace per il proprio miglioramento. Aiuta a identificare problemi positivi ma anche problemi causati da possibili disfunzioni operative e organizzative.

Salute e ritorno degli espatriati

La salute del capitale umano è uno dei principali problemi delle risorse umane. Ancora di più per i dipendenti in mobilità internazionale. Gli espatriati sono quelli che meglio rappresentano l’azienda all’estero. Di conseguenza, una cattiva gestione della propria salute può avere un rapido impatto sull’immagine di un’azienda. È quindi essenziale porre la salute degli espatriati al centro della politica delle risorse umane.
Non va trascurata nemmeno la gestione del rientro degli espatriati. Il coaching può essere efficace. Ad esempio il coaching per ritrovare fiducia valorizzando le competenze professionali acquisite durante il soggiorno all’estero. Coaching per aiutare la coppia o la famiglia dell’espatriato a riabilitarsi socialmente…

Emigrare è immigrare in un nuovo ambiente. Questo può essere più complicato quando il dipendente espatriato si trasferisce all’estero con la sua famiglia, per cui l’espatrio è sinonimo di partire da zero. Preparare l’espatrio del tuo dipendente per riuscire in una missione all’estero è essenziale e in particolare la negoziazione delle condizioni di espatrio.